第一阶段 预约科会（科会前3-15天）
■ 科室会约定的时机
产品进入医院之后，科室主任基本接受产品、接受公司、接受代表的前提下进行。
■ 常见拒绝理由
- 医院里不准开推广会
- 最近太忙了，以后再说吧
- 你的产品大家都很熟悉了，不用讲了
■ 主任拒绝科会的真正原因主任对于产品、公司、代表没有获得基本认可—继续1对1拜访，加深关系
■ 常见拒绝处理
- 多申请几次
- 加强和主任个人间的关系
- 强调自己时间比较短不会影响到医生工作：
- “我们时间很短，只要10分钟，不会占用大家太多时间”
- 如实在不行，就抛出科室吃饭利益：
- “我们到外边找一个合适的饭店，正好科室医生也可以聚一下”
■ 科室会的地点
- 医生办公室、科室学习室、主任办公室
- 酒店包房、餐厅包间
■ 主任可能提出的附加条件
- 科室工作午餐？ 人均10-15元/人 带护士
- 每个人的科会礼品？ 人均10-50元/人
- 科室聚餐？ 人均30-50元/人
- 个人费用报销 ？
第二阶段 科室会前准备（2-7天）
■ 内容准备
- 根据产品发展周期实际情况，确定个性化幻灯片内容
- 准备个性化会议设计（如有奖问答）
- 内部医生托的准备（会后有导向性提问问题）
- 个性化信息的反复练习
■ 会议资料准备
- 设备准备：笔记本电脑 、投影机、激光笔 、照相机、幕布
- 会议资料准备：产品资料、笔和本子
- 会场POP：科会横幅、挂旗、贴画、便携式展架（事先与科室沟通）
- 科会礼品准备 (必要时)
- 会场小礼品的费用
- 签到表
- 预算费用-多带2倍
■ 实战准备
- 会场实地察看，场地大小，投影位置，听众座位和视角 光线控制 笔记本摆放位置、横幅挂法、空调质量、白幕布、有一定弹性的座位数和座位摆放方式
- 如吃饭 ：提前一星期以上，防止目标包房被订走了，以自己熟悉和医生特别要求为主， a 提前5天 订菜单、酒水价格，关照餐厅服务员在点菜时配合，不要总点贵的（海鲜酸奶、特色菜、酒类品种，提前讲80%的菜肴点好）
■ 客户准备
- 和关键医生传递开会时间，防止临时措手不及
- 请到会者，会议目的，了解目标医生的解决的问题
- 提前与主任和关键医生沟通主题，准备可能问题
第三阶段 科室会前期（开会前1天到开会）
■ 提前一天与主任再次确认时间
■ 医院内开会
- 提早到会场
- 准备会场
- 和主任联系相关事宜
■ 饭店开科会
- 会议前一天与饭店再次电话确认
- 会前4小时和主任再次确认后，与关键医生确认会议信息
- 个人准备
- 准备资料和设备
- 提早到会场
- 准备会场：投影机和电脑还有合适屏幕的大小调整
- 会前2小时电话邀请主任、未到医生
- 控制上菜
- 接待目标医生
- 医生来之后，逐一发名片，签到，发资料，要把目标医生引到座位上，同他聊天，不要把他晾在那里
- 与主任动态沟通，保证不能冷落重要的VIP
- 和部分比较熟的医生聊一下今天要强调的话题
- 到会人数
- 不断电话与没有到的医生沟通，估计到会时间，报告主任，由主任统筹安排是否需要等晚到的医生。
- 主任宣布本次主题，开始讲课
第四阶段 演讲程序
- 开场白:自我介绍, 感谢主任,讲本次演讲主题
- 主题:10-15分
- 组织提问和讨论
- 感谢医生提问,缓冲确认医生的问题,回答,问是否满意
- 要善于调动讨论气氛，让大家积极讨论
- 要紧扣主题，跑题了讲者就想办法拉回来
- 先比较熟的医生分享经验和提问，调动气氛
- 让重要的主任先发言，对其尊重
- 尽量让医生多说
- 需要我们自己回答时，要坚定、简洁的回答
- 结束语 成交 ,确认医生的下一步行动
第五阶段 吃饭-活动结束
- 吃饭开始
- 在吃饭中间,照顾每一个医生,不要冷落任何一个客户
- 代表和自己目标医生的继续讨论今天会议收获
- 吃饭结束,欢送客户
- 确认重要主任是否需要送回家
- 收拾好我们的东西准备下次会议
- 结帐：保留好发票，准备报帐
第六阶段 会后总结和跟进
■ 会后总结
- 最好当时就总结，记忆犹新
- 总结经验，要肯定本次科室会的成功之处，增加自己的自信和成就感
- 分析不足，下次提高
■ 会后跟进
- 会后3天之内代表去回访目标医生
- 动态观察已参会医生的观念和处方习惯的改变
- 写会议报告
